ЗАВЕРШЕНИЕ мероприятия

Финальная точка

Когда гости на финал вечера выходят на улицу, при себе держать корзину с пледами и любезно предложить их гостям. (Особенно невесте и девушкам в открытых платьях).

Свадебный вечер должен иметь логическое завершение. Самый популярный и доступный вариант — молодые проходят по коридору из бенгальских огней, машут гостям, фотографируются. Имейте в виду, что для свадьбы лучше использовать длинные огни, которые горят не менее 3-х минут! проконтролировать и обговорить заранее с парой какие бенгальские огни у них заказаны. Желательно иметь длинные и толстые, так как они ярче, эффектнее и дольше горят.

Также для финала часто используются холодные фонтаны и прочие пиротехнические эффекты, салют, светящиеся воздушные шарики.
Молодые могут подготовить творческий подарок для гостей: станцевать последний танец или спеть песню. Проконтролировать работу пиротехника, чтобы он вовремя он начал монтаж нужных конструкций.

Аккуратно раздать гостям бенгальские огни/мыльные пузыри. Всегда при себе иметь зажигалку. Когда бенгал догорит, также аккуратно собрать их у гостей и положить в специальную урну. Заранее попросить менеджера или официантов подготовить ведро под бенгальские огни. Предупредить ведущего о расположении ведра, чтобы гости организованно их туда складывали.

Подготовительные этапы завершения вечера:

Проверьте расписание: Убедитесь, что мероприятие идет согласно запланированному графику. Если вечер затягивается, сообщите гостям заранее, чтобы избежать неожиданностей.
Предупредите персонал: Сообщите персоналу (официанты, менеджерам, подрядчикам и др.) о приближающемся окончании вечера, чтобы они могли подготовиться к своим обязанностям.
Осветите пространство: Постепенно приглушите освещение, создавая атмосферу мягкости и расслабленности, намекающую на скорое закрытие.
Выразите благодарность: Организуйте небольшую речь ведущего или организаторов, поблагодарив гостей за участие и пожелав хорошего настроения.
Помощь с транспортом: Если предусмотрены транспортные услуги, убедитесь, что транспорт вовремя прибывает и перевозит гостей домой.
Сбор отзывов: По возможности соберите отзывы гостей о прошедшем вечере, чтобы учесть пожелания и исправить недостатки в будущем.
Уборка помещений: Организуйте уборку территории и сбор использованных материалов сразу же после ухода последних гостей.
Финальные расчеты: Закройте финансовые дела с подрядчиками и поставщиками услуг, если остались незакрытые счета. (если таковые есть)

1. Организация финала:

Проконтролировать отъезд транспорта для гостей. (Не писать МОС!!!) у вас есть уже готовый план, тайминг и контакты подрядчиков.
Организовать упаковку вещей пары, цветов, подарков.
Проследить, чтобы личные вещи пары и оставшиеся угощения были аккуратно сложены в комнату/машину.
Упаковать аккуратно оставшийся реквизит с фуршета и отнести в комнату невесты/жениха. (ПРИ ЭТОМ ОБЯЗАТЕЛЬНО ПРЕДУПРЕДИТЬ ОБ ЭТОМ)

2. Взаимодействие с подрядчиками:

По графику технического тайминга: Поблагодарить, проводить.

3. Финальный акт:

Лично попрощаться с парой, пожелать им счастья и передать все их вещи.
Уточняющий вопрос: «Все ли было так, как вы мечтали? У вас есть ко мне какие-то вопросы?»
Сдать площадку банкетному менеджеру, отчитаться о завершении мероприятия. После себя оставить рабочее место в надлежащем виде (без мусора и упаковок реквизита)

4. Последнее сообщение в чат:

«[Имена], принимайте наши самые теплые поздравления! 🥂 Сегодня все было прекрасно. Отдыхайте! По всем вопросам сбора фото/видео и прочего — я на связи. Ваш [Имя координатора]».

Важные моменты

Заранее обговорите со специалистами (фотографом, видеографом, водителем, ведущим, банкетным менеджером и другими) условия продления времени на случай смещения графика.

Не переживайте из-за отклонения от плана на 10-15 минут, ведь свадьба — это теплый семейный праздник, а не международный саммит, с посекундно прописанным хронометражем.

При составлении тайминга советуйтесь со специалистами (в той части, которая касается их работы).

Завершающая фаза:

Предоставьте гостям необходимую помощь и поддержку при уходе.

Следите за порядком и сохранением имущества площадки.

Будьте готовы оказать экстренную помощь, если возникнет необходимость.

ВАЖНО!!!

1. В день мероприятия координатор подчиняется банкетному менеджеру площадки! В критических или спорных ситуациях координатор в первую очередь должен обращаться к банкетному менеджеру (за советом, с просьбой и тд)

Представьте, вы приходите в гости к своему товарищу: вы в первую очередь гость его дома (площадки), поэтому все правила, которые установлены там, нужно придерживаться.

2. Работа координатора и организатора не должна противоречить друг другу, нужно дополнять друг друга, работая на благо одного дела.

3. Координатор относится к службе подрядчиков, менеджер к банкетной службе. Ваши интересы должны соприкасаться только в рабочих моментах.

4. Координатор покидает площадку с последним гостем (если не остаются на ночь). Координатор должен проконтролировать отъезд гостей, помочь с вызовом такси, либо скоординировать трансфер.

5. Координатор не работает с деньгами!