Задачи, которые необходимо закрыть за неделю до мероприятия
Цель:
Проконтролировать выполнение всех договоренностей, проверить готовность подрядчиков, площадки и пары, устранить риски.
За 7 дней до свадьбы
Старт контроля
- Сверить тайминг дня с парой и ведущим.
- Отправить финальную версию таблицы координации всем подрядчикам.
- Проверить создание чата команды на день свадьбы (создает менеджер подготовки) (координатор, площадка, ведущий, фотограф, видеограф, декоратор и т. д.).
- Уточнить время приезда каждого подрядчика и место их размещения, организация питания. (Предупредить подрядчиков взять своё питание, на случай, если оно не включено).
Что говорить подрядчикам:
«Привет! Напоминаю, что в [дата] свадьба у [имена пары]. Высылаю финальный тайминг (от ведущего) и схему (рассадка, проезда и т.д). Подтвердите, пожалуйста, время вашего приезда и список необходимого реквизита.»
Сделать отдельный файл/сообщение с таймингами для каждого подрядчика.
Например:
- Приезд декораторов и стилистов: 10:00
- Приезд подрядчиков (ведущий, фото, видео) 12:00
- Начала работы художника по свету 12:00
- Спецэффекты на вечер (пиротехник) 21:00 (например)
- Сделать подробный план для всей команды, для соблюдения всех договоренностей и тайминга.
2: Документы и оплаты
Уточнить у пары: все ли оплаты внесены?
Запросить у кондитера макет торта и схему сборки (дополнительные детали, которые надо учесть при разрезании торта.
ВАЖНО: моменты, которые надо учесть: подставка (условия аренды парой подставки, как ее возвращать и другие договорённости).
Предупредить пару о том, что оставшаяся оплата будет происходить в день мероприятия (наличными)
Сказать, о том, что все расчеты будут происходить с банкетным менеджером площадки (направить его контакты, если он еще не добавлен в чат)
3: Меню и логистика
- Согласовать с банкетным менеджером финальное меню и расстановку столов.
- Уточнить у пары:
- Кто привозит алкоголь? Во сколько?
- Утверждение меню за 5-7 дней до свадьбы с менеджером по меню (учесть последние измененные данные по гостям, проверить, включена ли пирамида из шампанского (см. тариф свадьбы), питание подрядчиков (иметь картину количества всех подрядчиков, которые работают более 4-х часов на площадке).
Алгоритм взаимодействия привоза алкоголя и напитков:
- Написать управляющей площадки или менеджеру, который будет принимать алкоголь.
- Сориентировать по времени, обозначить четкие рамки.
- Заранее напомнить паре о том, что в определенное время или временной промежуток вы привозите алкоголь на площадку (указать контакты менеджера, кто будет принимать)
- Сообщить паре о том, что нужно при себе иметь опись алкоголя (фактическом наличии продукции). Объяснить почему- так как это будет затрачивать ваше и менеджера время.
- Есть ли изменения по гостям (аллергия, вегетарианцы)?
Если пара за день желает привезти реквизит на мероприятие, также уведомить об этом менеджера. (Обозначить ограничения по габаритам, количеству, хрупким вещам и т.д)
4: Транспорт и размещение
- Подтвердить трансферы (для гостей и пары).
- Уточнить точное время приезда трансфера, уведомить об этом пару.
- Уточнить размещение гостей, если они остаются ночевать.
5: Финальная проверка
- Отправить паре напоминание:
- Что взять с собой (документы, кольца, сменная обувь, платье, наличный расчет).
- Уточнить у пары:
- Есть ли сюрпризы?
- Кому передать кольца, каравай, бокалы?
- Проверить готовность реквизита для церемонии и конкурсов.
- Проверить наличие всех необходимых вещей в тревожном чемоданчике. Обязательно уведомить пару о том, что вы имеете такой сундучок всегда при себе на случай экстренных моментов.
Что сказать паре:
«Завтра ваш день! Напоминаю, что я буду на площадке с [время]. Не забудьте паспорта, кольца, наличные и хорошее настроение! По всем вопросам — я на связи.»
Ключевые принципы контроля:
- Двойная проверка: каждый пункт подтверждать у двух сторон (пара + подрядчик).
- Письменное фиксирование: все договоренности — в общем чате или таблице.
- Создать «папку координатора» с:
- Контактами всех участников.
- Таймингом дня.
- Схемой рассадки.
- План-схемой площадки.